Digital statt Fax: Wie das Krankenhaus Friesach mit FTAPI sensible Daten sicher versendet

Mit dem Inkrafttreten neuer gesetzlicher Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation im Gesundheitswesen rückte auch im A.ö. Krankenhaus des Deutschen Ordens Friesach GmbH die Ablöse des Faxgeräts in den Fokus. Besonders für den Versand sensibler Gesundheitsdaten war ein datenschutzkonformer und gleichzeitig praxistauglicher Ersatz notwendig. In diesem Zusammenhang entschied sich das Krankenhaus Friesach für den Einsatz von FTAPI, einer sicheren, browserbasierten Lösung für den digitalen Dokumentenversand.

Dieses Interview mit dem Verwaltungsdirektor Dipl. KH-BW Günter Staber, MSc beleuchtet die Entscheidungsprozesse, die Umsetzung im Haus sowie die Erfahrungen im Alltag. Es zeigt auf, welche Anforderungen an eine moderne Kommunikationslösung gestellt wurden, wie Mitarbeitende und externe Partner auf die Umstellung reagiert haben und welche weiteren Potenziale im Zusammenspiel mit dem bestehenden Krankenhausinformationssystemen (KIS) gesehen werden.

Was hat den Ausschlag für FTAPI gegeben?

FTAPI wurde vor allem aufgrund seiner benutzerfreundlichen Anwendung für die Empfänger gewählt. Im Gegensatz zu anderen Lösungen sucht sich das Gegenüber das Passwort selbst aus und unser Unternehmen verwaltet die Passwörter nicht, was die Handhabung erheblich vereinfacht. Die browserbasierte Lösung macht eine Softwareinstallation überflüssig. Zusätzlich wurde die Entscheidung durch eine Empfehlung des Vereins Vertretungsnetz Kärnten unterstützt.

Gab es Alternativen, die geprüft wurden?

Ja, es wurden auch Alternativen evaluiert. Diese stellten sich jedoch als deutlich komplizierter in der Anwendung heraus und wurden deshalb nicht weiterverfolgt.

Wer war in die Entscheidung eingebunden? (Auch Enduser?)

Sowohl die Nutzer:innen als auch die IT-Abteilung waren in den Entscheidungsprozess eingebunden.

Wie lief die Einführung technisch und organisatorisch ab?

Die Einführung verlief reibungslos mit gutem Support seitens des Anbieters, sowohl per E-Mail als auch über Videokonferenzen.

Wie lange hat die Umstellung vom Fax auf FTAPI gedauert?

FTAPI war bereits seit vier Jahren als verschlüsselte E-Mail-Übermittlung für sensible Daten im Haus im Einsatz, bevor es zu den gesetzlichen Änderungen für den Einsatz von Fax kam.

Welche FTAPI-Produkte/Funktionen sind bei Ihnen im Einsatz?

Im Einsatz sind die Module SecuMail, SecuRoom und SecuFlows.

Für welche konkreten Vorgänge wird FTAPI heute eingesetzt?

FTAPI wird für den Versand sensibler E-Mails an Patient:innen, teilweise an Ärzt:innen sowie Institutionen genutzt.

Welche Abteilungen/Anwender arbeiten damit?

Alle Sekretariate der Abteilungen, sämtliche Direktionen im Umgang mit sensiblen Daten sowie der Sozialdienst verwenden FTAPI regelmäßig.

Was hat FTAPI im Vergleich zum Fax vereinfacht oder beschleunigt?

Die Lösung erhöht die Datensicherheit erheblich. Ein entscheidender Vorteil gegenüber der veralteten Fax-Technologie.

Welche Vorteile erwarten Sie sich durch die Einbindung in PATIDOK?

Durch die Integration in den Dokumentenmonitor können Sekretariate Dokumente direkt und sicher versenden. Zwar ist DAME ebenfalls für diesen Zweck im Einsatz, benötigt jedoch eine Installation auf Empfängerseite. Ein Nachteil, den FTAPI nicht aufweist.

Wie schätzen Sie die Sicherheitsfunktionen ein (Verschlüsselung, Rechte, Nachvollziehbarkeit)?

Die Sicherheitsfunktionen werden als sehr gut bewertet. FTAPI ist gemäß ISO/IEC 27001:2022 und BSI-C5:2020 zertifiziert.

Welche Datenschutzmechanismen sind in FTAPI integriert, um einen sicheren und DSGVO-konformen Datenaustausch zu gewährleisten?

FTAPI bietet vier Sicherheitsstufen sowie eine durchgängige Verschlüsselung von Nachrichten und Anhängen. Der Datenaustausch erfolgt über eine Cloud-Upload- und Download-Lösung.

Wie wurde die Umstellung von den Mitarbeitenden aufgenommen?

Die Anwendung von FTAPI ist natürlich aufwendiger als ein Fax in das Faxgerät zu stecken. Unsere Mitarbeiter:innen haben die Gesetzesänderung gekannt und das Problem erkannt (und mit FTAPI auch schon vor der Faxumstellung gearbeitet). Schwieriger war es im medizinischen Bereich, im niedergelassenen Bereich, da trotz Aussendungen der österreichischen und der Kärntner Ärztekammer die Ärzt:innen sich nicht mit dem Thema beschäftigen wollten.

Wie haben die Empfänger (Patienten, Ärzte..) die Umstellung aufgenommen? Welche Rückmeldungen gab es seitens der Empfänger zur Umstellung?

Ja, insbesondere in Ordinationen gab es Nachfragen zur weiteren Vorgehensweise. Die Systeme FTAPI und DAME werden jedoch mittlerweile gut angenommen.

Welche weiteren Anforderungen oder Optimierungsmöglichkeiten sehen Sie im KIS – insbesondere in Bezug auf Kommunikations- und Versandprozesse?

Die bestellte Integration von FTAPI ins KIS sollte möglichst rasch erfolgen, da das Thema derzeit besonders aktuell ist. Eine Serienbrieffunktion in Richtung CRM wäre wünschenswert.